ARCHIVERINGSSYSTEEM.NL

ARCHIVERINGSSYSTEEM

Getting Things Done is de titel van twee boeken over "time management" (ISBN 0-553-25848-6) door Edwin C. Bliss en Malcolm Hancock, 1976, en (ISBN 0-7181-2842-7) door Roger Black, 1990. Getting Things Done, in het algemeen afgekort tot GTD, is een actiegebaseerde management methode, en de titel van een boek door David Allen.
GTD is gebaseerd op het principe dat een persoon door zijn taken vast te leggen niet over zijn taken hoeft na te blijven denken. Op die manier wordt het hoofd vrijgemaakt van het moeten herinneren van alle taken en kan men zich concentreren op het daadwerkelijke uitvoeren van de taken.




Inhoud


1 De essentie van GTD
2 Basisprincipes

2.1 Collect
2.2 Process
2.3 Organize
2.4 Review
2.5 Do


3 Tools en technieken
4 Referenties
5 Externe links





//


De essentie van GTD
In tegenstelling tot andere time management experts focust Allen zich niet op het zetten van prioriteiten. In plaats daarvan roept hij op tot het maken van takenlijsten die specifiek zijn voor een bepaalde context. Bijvoorbeeld een lijst met telefoontjes die gepleegd moeten worden of een lijst met boodschappen die in het winkelcentrum gekocht moeten worden. Hij stelt ook dat iedere taak die binnen twee minuten uitgevoerd kan worden, direct uitgevoerd moet worden.
De psychologie van GTD is gebaseerd op het eenvoudig opslaan, bijhouden en terugvinden van alle relevante informatie die nodig is voor de taken die je uit moet voeren. Allen suggereert dat veel van de mentale blokkades waar we tegenaan lopen bij het uitvoeren van bepaalde taken worden veroorzaakt door onvoldoende 'front-end' planning (met andere woorden, voor ieder project moeten we duidelijk maken wat er bereikt moet worden en welke specifieke acties hiervoor uitgevoerd moeten worden). Het is, volgens Allen, het meest praktische om hierover vooraf na te denken. Hierdoor stellen we een reeks met acties op die we dan later kunnen uitvoeren zonder weer uitvoerig te hoeven plannen.
Allen stelt ook dat ons mentale "herinneringssysteem" tamelijk inefficiënt werkt en zelden ons helpt herinneren aan wat we moeten doen op de tijd en de plaats dat we het kunnen doen. Daarom werken de "next actions" (volgende acties) per context in het GTD-systeem als een externe hulp die ons ervan verzekerd dat we de juiste herinneringen op het juiste moment kunnen opvragen. Er zijn veel aanverwante persoonlijke management tips en trucs uitgeschreven in GTD die kunnen helpen bij het invoeren van de werkwijze die door Allen is beschreven.
Een alomvattende beschrijving van GTD uit Allen's boek "Ready for Anything":

Get everything out of your head. Make decisions about actions required on stuff when it shows up - not when it blows up. Organize reminders of your projects and the next actions on them in appropriate categories. Keep your system current, complete, and reviewed sufficiently to trust your intuitive choices about what you're doing (and not doing) at any time.


Basisprincipes
De basisprincipes van GTD zijn als volgt:

Collect
Verzamel alles wat je moet onthouden, volgen of doen in wat Allen een 'bucket' (emmer) noemt: Hetzij een fysiek postvak, een email inbox, een taperecorder, een laptop, pda, of welke combinatie van deze dan ook. Haal alles uit je hoofd en stop het in dit systeem, gereed om verwerkt te worden. Alle buckets moeten minimaal eens per week geleegd worden.

Process
Verwerk de gegevens in de bucket en volg hierbij de volgende, strikte, werkwijze:

Begin bovenaan.
Verwerk één item per keer.
Stop nooit iets terug in de bucket.
Als voor een item een actie uitgevoerd moet worden:

voer deze uit (als het korter duurt dan twee minuten),
beleg de actie bij iemand anders, of
neem het item op in de actielijst.


Als voor een item geen actie nodig is:

archiveer het item voor latere referentie,
gooi het item weg, of
neem het item op voor mogelijk latere actie.



De 2-minuten regel: Als het minder dan 2 minuten kost om iets te doen, doe het dan direct. Twee minuten is een richtlijn en ongeveer de tijd die het zou kosten om de actie formeel op te nemen in de actielijst.

Organize
Organiseer de items waarop actie moet worden ontnomen in een aantal lijsten. Allen beschrijft de volgende sets:

Next actions (volgende acties) - Voor ieder item waarvoor aandacht nodig is, bedenk wat de volgende fysieke actie is die hiervoor ondernomen moet worden. Als het item bijvoorbeeld 'Schrijf project rapport' is, dan zou een volgende actie kunnen zijn 'Email Fred voor de notulen van de vergadering' of 'Bel Jim voor de eisen aan de rapportage' of zoiets. Hoewel er vaak meerdere stappen en acties nodig zijn om een actie te voltooien zal er altijd iets zijn wat als eerste moet gebeuren, en deze actie moet dan ook in deze lijst opgenomen worden. Aan de acties wordt bij voorkeur ook de context waarbinnen de actie uitgevoerd kan worden toegevoegd, zoals 'op kantoor', 'aan de telefoon', of 'in de winkel'.
Projects (projecten) - Ieder 'open einde' in je leven of werk waarvoor meer dan één fysieke actie uitgevoerd moet worden, wordt aangemerkt als een 'project'. De projecten moeten gevolgd worden en periodiek moet gecontroleerd worden dat voor ieder project een volgende actie vastgelegd is zodat het project ook voortgang kan vertonen.
Waiting for (in de wacht) - Als een actie bij iemand anders is belegd of er moet gewacht worden op een externe gebeurtenis voordat een project verder kan gaan dan moet dit vastgelegd worden in deze lijst. Ook deze lijst moet periodiek nagelopen worden om te controleren dat acties niet over tijd zijn en er misschien een herinnering gestuurd moet worden.
Someday/Maybe (ooit/misschien) - Dingen die je ooit zou willen doen, maar niet nu. Voorbeelden zouden kunnen zijn 'Chinees leren' of 'een duikvakantie nemen'.

Een kalender is ook van belang voor het bijhouden van afspraken en toezeggingen, maar Allen stelt wel dat de kalender gereserveerd moet worden voor wat hij noemt 'hard landscape': zaken die absoluut uitgevoerd moeten zijn op een bepaalde datum of vergaderingen en afspraken die vaststaan in tijd en plaats. 'To-do' items mogen enkel voorkomen op de 'volgende acties'-lijst
Een laatste belangrijk onderdeel van GTD is het archiveringssysteem. GTD zegt dat een archiveringssysteem, om te worden gebruikt, makkelijk, eenvoudig en leuk moet zijn. Zelfs een enkel velletje papier, mits het gearchiveerd moet worden, moet zijn eigen map krijgen als het niet thuishoort in een al bestaande map. Allen's suggereert dat één enkel, alfabetisch geordend archiveringssysteem, wordt gebruikt om het zo snel en eenvoudig mogelijk te maken om informatie op te bergen en terug te vinden.

Review
Bekijk de lijsten met acties en herinneringen. Het is natuurlijk nutteloos om deze lijsten bij te houden als deze niet minimaal dagelijks, of wanneer er maar tijd beschikbaar is, bekeken worden. Kies vervolgens, uitgaande van de beschikbare tijd, energie en voorzieningen, de belangrijkste taak die op dat moment uitgevoerd zou moeten worden en voer die uit. Als je de neiging hebt om werkzaamheden uit te stellen dan bestaat het gevaar dat standaard de eenvoudige taak gekozen wordt. Om dit te vermijden kan er besloten worden om de acties uit de lijst stuk voor stuk op volgorde af te werken, net zoals de buckets leeggemaakt worden.
Minimaal één maal per week vereist de GTD-discipline dat alle openstaande taken, projecten en 'in de wacht'-taken nagekeken worden. Controleer hierbij dat nieuwe taken en gebeurtenissen in de lijst zijn opgenomen en dat alles bijgewerkt is. Allen geeft als suggestie een 'tickler file' (zie verder) bij te houden die iedere week ondersteund bij het controleren van de openstaande taken en projecten.

Do
Doe. Ieder ordeningssysteem is niets waard als alle tijd wordt besteed aan het organiseren van de taken en verwerken van lijsten in plaats van het uitvoeren van de taken! David Allen's overtuiging is, dat een systeem het wat eenvoudig, makkelijk en leuk maakt om actie te ondernemen helpt bij het voorkomen van het uitstellen van taken en het overweldigd raken door het aantal openstaande taken.

Tools en technieken




De '43 mappen'


Een tool die Allen voorstelt is de 'tickler file' (ook bekend als '43 mappen') voor het sorteren van al het papierwerk. Twaalf mappen worden gebruikt voor de twaalf maanden van het jaar en 31 mappen voor de dagen in de maand. De mappen worden gebruikt om activiteiten voor een bepaalde dag in op te bergen. Iedere dag wordt de genummerde map voor die dag gepakt. De inhoud van de map wordt eruit gehaald en de lege map wordt in de volgende maandmap gestopt. Hierdoor kunnen papieren herinneringen op de juiste dag teruggehaald worden. Als je bijvoorbeeld op de 12e van de maand een concert hebt dan berg je de kaartjes op in de map van de twaalfde en als het dan zover is komen de kaartjes (en de herinnering aan het concert) vanzelf langs.

Referenties

Allen, David, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Penguin Books. ISBN 0-14-200028-0, 2001
Allen, David, Ready for Anything. Viking Books. ISBN 0-670-03250-6, 2003

Deze domeinnaam kopen of huren? geef hier uw bod